İşletmelerde Sistem Kurmak

Sina Erkul, Stratejik Planlama Analisti

Her işletmede uygulanan kurallar vardır. Bunlar kurumsal olmayan şirketlerde yazılı değildir. Bu kurallar yazılı hale getirildikleri zaman prosedür haline gelir.  Bu prosedürler zamanla geliştikçe işletmede bir sistem oluşturur.

Prosedürlerin yazılması için ihtiyaç doğması gerekir. Zaten her departmanda yapılması kaçınılmaz işler vardır.  Finans departmanında bir ödemenin süreci, kayıtlar vs gibi. Bunların dışında daha ileriye gidilebilmesi için kuralların bir sistematiğe bağlanması için ihtiyaç analizi yapılır. Şirket çalışanlarının deneyimleri neticesinde toplantılarla veya departman şefinin çalışmaları ile bu prosedürler geliştirilir.

Bu prosedürler şirketin büyümesine, profesyonelleşmesine yani kurumsallaşmasına yardım eder.  Eksik kadroların tamamlanmasıyla prosedürler yerleşir. İşlemlerin sistematiğe bağlanması aynı zamanda özellikle finans ve muhasebe departmanında şeffaflığa olanak verir.  İşletmenin sürekliliğine katkı sağlar. Kişiler değiştiği takdirde bile sistem yürür, bu da işlerin aksamamasına olanak verir.

Temmuz ayında yürürlüğe girecek olan yeni Türk Ticaret Kanunu’nda her ne kadar bir takım uyumsuzluklar ve çelişkiler içerse de şirketlerin daha profesyonel çalışmasını gerektiriyor.  Aslında kanun getirdiği değişikliklerle hâlihazırda şirketlere kuralların bir düzen içinde uygulanmasını dayatıyor. Şirket bilgilerinin halka açık olması maddesi bu konuyu destekleyen en önemli uygulamalardan biridir.

Yöneticilerin bu konuda ilk önce bilinçli olması gerekir üstelik sıkıcı daha iyi bir ifade ile bürokrasi getirmeyen akışı kolaylaştıran net prosedürler belirlenmelidir. Çalışanlarında motive olması ve şirket kültürünün yapılanması hususunda titizlikle davranmaları gerekmektedir.